Mitarbeiterportal: Strategieinstrument der Verwaltungsmodernisierung
... Auszug
Strategie
Aufgrund des umfassenden Reformprozesses, durch zunehmenden Wettbewerb und kritischer Öffentlichkeit, ist eine unverwechselbare Identität Orientierung und Sicherheit für die Beschäftigen und für Kunden, Partner, Auftraggeber ein wichtiger Erfolgsfaktor. Veränderungen müssen ausgerichtet auf ein Leitbild (Vision und Mission) hinsichtlich der Ziele der Verwaltung / des Unternehmens kommuniziert werden. Um diesem beträchtlichen Veränderungsdruck in einem geeigneten Maße zu begegnen, ist gerade für hoch diversifizierte Unternehmen der Aufbau und die Pflege einer eindeutigen Corporate Identity (CI) strategisch notwendig. Gestützt wird eine CI durch
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einen Verhaltenskodex (Corporate Behaviour)
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eine einheitliche externe und interne Erkennbarkeit (Corporate Design / CD) und
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eine ausgeprägte externe und interne Kommunikation (Mitarbeiterkommunikation) (Corporate Communications).
Eine Säule des Veränderungsmanagements und der Verwaltungsmodernisierung ist die Mitarbeiterkommunikation.
Informations- und Wissensmanagement
Die Mitarbeiterkommunikation ist eine wichtige Dimension des Informations- und Wissensmanagements, das u.a. umfassend betrachtet, welche Informationen und welches Wissen (Informations- und Wissensidentifikation) wie erstellt und aufbereitet, gesichert oder verteilt (kommuniziert) werden. Wissen und Kommunikation sind das Handwerkszeug jeder Verwaltung – in Unternehmen wie in der öffentlichen Verwaltung. Der optimale Umgang mit Informationen und Wissen ist für eine effektive und effiziente Arbeit eine zentrale Aufgabenstellung. Der zielgerichteten Informationsverteilung kommt eine hohe Bedeutung zu. Die Informationsdichte sowie Informationsquantität und ‑qualität macht die Information jedoch für den Absender wie dem Empfänger nicht mehr beherrschbar. Mangelnde, verspätete oder schlechte Informationen ein Erfolgsrisiko und Wettbewerbsnachteil.
Das Medium Intranet, das eine schnelle aber breite Verteilung der Information ermöglicht, leistet gegenüber herkömmlichen Kommunikationsinstrumente eine qualitativ bessere Versorgung der Beschäftigten. Es entwickelt ohne eine detaillierte Steuerung durch die breite Verteilung aber auch eine Informationsflut (Quantität). Zudem tritt es als zusätzlicher Kommunikationskanal häufig in Konkurrenz mit bewährten Kommunikationsinstrumenten (z.B. Telefon, E-Mail-Verteilern). Das Informations- und Wissensmanagement analysiert den Wissensbedarf, die Kommunikationsinstrumente und –abläufe und gleicht oder grenzt diese gegeneinander ab. Es untersucht medienunabhängig, wie intern und extern kommuniziert wird, und definiert, wie zukünftig kommuniziert werden sollte.
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