Die digitale Transformation erfolgreich gestalten!
Die Bedeutung der digitalen Transformation für den Arbeitsplatz der Zukunft, Digitalisierung und die Wettbewerbsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung
Transformationswerkstätten des Arbeitsplatzes der Zukunft
Artikel im Behördenspiegel Mai 2016
Trotz oder gerade wegen der bereits erreichten Verwaltungsmodernisierung mit IT im Fokus von Kostensenkung, Effektivität und Effizienz sind die Herausforderungen z. B. ständiger Veränderung, Arbeitsverdichtung oder hoher Fließgeschwindigkeit von Entscheidungen gestiegen. Die Möglichkeiten der IT zur Entwicklung flexibler und mobiler Arbeit und Entlastung der Beschäftigten wurden nicht ausgeschöpft.
Transformationswerkstätten für den Arbeitsplatz der Zukunft: Digitalisierung geht nicht ohne digitale Transformation
Zu wenig wurde berücksichtigt, dass neben rein technisch-infrastruktureller Hürden und Kompetenzbarrieren einer modernen und digitalen Arbeitsweise insbesondere regulatorische, organisatorische und kulturelle Barrieren entgegenstehen. Diese betreffen die Einstellung bzw. Offenheit gegenüber bestimmten Denkweisen und belegen, dass eine rein technische Ausstattung kein Garant für ein gutes digitales Arbeiten ist. Während den technischinfrastrukturellen Barrieren durch die Zentralisierung der IT begegnet wird, sind Aktivitäten zur Modernisierung des Arbeitssystems für eine digitale Arbeitder Behörden nicht erkennbar. Dies markiert einen beträchtlichen organisatorischen Nachholbedarf.
Die digitale Transformation und der Arbeitsplatz der Zukunft greifen den Nachholbedarf auch im Kontext der Demografie auf. Sie verändern nicht nur die Oberfläche, sondern die Denkweise und das Arbeitssystem der Behörde. Mit der Erhöhung der Resilienz sowie der digitalen Kompetenz der Behörde (Readiness) verfolgen sie einen ganzheitlichen Ansatz zur Neudefinition der Arbeit. Die fluide Organisation ist kreativer, mutiger, vernetzter, auch digital und dadurch entlastend sowie wirkungsgerechter.
Die Veränderungen wirken sich auf das zentrale Management der Behördenkonstruktion wie Wertesystem,
Organisation, Prozesse, Planung, Kontrolle und Personalentwicklung aus und heben diese auf den Prüfstand. Die digitale Transformation fordert nicht die IT oder Beschäftigten in ihrer
Innovationsfähigkeit heraus, sondern die Politik
und das Organisations- sowie Personalmanagement in ihrer Innovationsbereitschaft. Wandel gestalten: Die Digitalisierung wird alle Formen der Arbeit disruptiv verändern.
Die Transformationswerkstätten zeigen die Komplexität und die Schwerpunkte des Wandels auf.
1. Transformationswerkstatt Neues System-und Selbstverständnis der Leitungen und des Organisations- und Personalmanagements.
Der Top-down-Ansatz, der Veränderung nur einfordert, sich auf die Koordination oder Durchsetzung geplanter Prozesse beschränkt und sich als Sanierer bzw. Effizienzsteigerer versteht, wird nicht ausreichen. Erforderlich sind eine lösungsorientierte, selbstkritische Haltung und ein Zielbild für den Arbeitsplatz der Zukunft.
2. Transformationswerkstatt Strategie.
Werte wandeln das Strategie- zum Kulturdenken und präzisieren die Zielsysteme. In den Leitbildern der fluiden Organisation wirken ökonomisch eingebundene Werte wie bspw. Sicherheit, Verbundenheit oder Vertrauen gleichsam nach innen und außen und entwickeln kongruent das Corporate Image und die Corporate Identity. Die bisherigen Koordinaten wie Prozessoptimierung oder Wirtschaftlichkeit sind als betriebswirtschaftliche Ergebnisaspekte Teil der Werteentwicklung.
3. Transformationswerkstatt verantwortungsbasiertes Steuerungssystem.
Eine Verantwortungskultur verändert das Steuerungsdenken. Viele Behörden versuchen, ihre Veränderungsfähigkeit durch ein immer differenzierteres Performance-Management zu sichern. Allerdings sind die Steuerungszyklen der Zielvereinbarungen zu träge. Zudem reduziert ein Übermaß an Top-down-Steuerung sowohl die Handlungsfähigkeit Einzelner als auch die Leistungsfähigkeit der Organisation als Ganzes und erdrückt die Eigenverantwortung und Anpassungsgeschwindigkeit der Beschäftigten.
4. Transformationswerkstatt transformationale Führung.
Transformationale Führungskräfte müssen wesentlich mehr tun als Ziele vereinbaren und für transaktionalen Austausch zu sorgen. Sie verantworten den Wandel, müssen Wissen fördern und vernetzen, die Beschäftigten entwickeln. Die Führungskultur gibt den Beschäftigten Raum für Erfolg.
5. Transformationswerkstatt resiliente Arbeitsorganisation.
Die resiliente Organisation baut fluide Strukturen auf und erhöht die Befähigung der Behörde für digitale Arbeit. Die formale Arbeit muss grundlegend neu gestaltet werden. Dazu gehören
Flexibilität und Mobilität der Arbeit. Organisatorische Hebel sind z. B. Selbstorganisation, Arbeitszeitmanagement, Räume für Ideen, verantwortungs- und eine kompetenzbasierte Personalentwicklung.
Besonders anspruchsvoll sind die Wissensarbeit mit der Wertschätzung
des informellen Lernens und Wissens in der Gestaltung von Kompetenzkarrieren und die Einbindung von Kollaboration und Netzwerkstrukturen. Die Wissensarbeit führt zur Auflösung der Grenzen zwischen
Menschen, Technik, Organisation, Hierarchien und Institutionen.
6. Transformationswerkstatt neue Managementorientierung
Alle Leitungsentscheidungen müssen auf das organisationale Lernen sowie Erfahrung ausrichtet werden, um mit steigender Handlungs- und Gestaltungsfähigkeit der Beschäftigten die Wandlungsfähigkeit
der Organisation zu
verbessern. Dies bedeutet die Abkehr von der Maxime effizienz- und effektivitätsgetriebener Managemententscheidungen und die Ausrichtung auf ein Wirkungsdenken.
7. Transformationswerkstatt Digitalisierung.
Zeigt die skizzierte Transformation den organisatorischen Nachholbedarf auf, so wird
dieser durch vielfältige Technologien erst ermöglicht. Die IT unterstützt und ist eine Grundvoraussetzung für das fluide Arbeitssystem. Angebote wie das Social Intranet des Bundes oder OfficeNet
fördern als Konzeptsoft ware den Wandel. Das Arbeitssystem der Zukunft und die Digitalisierung stehen nicht nur in einer engen Beziehung, sondern
bedingen sich gegenseitig. Herausforderungen der Digitalisierung
Die Komplexität der geschilderten Transformation birgt vielfache Herausforderungen:
- Diese liegen erstens in der Innovationsbereitschaft des Managements.
- Zweitens in der Innovationsfähigkeit durch z. B. die Abkehr von den Wasserfallmodellen der Organisations- und IT-Entwicklung und Integration agiler Methoden.
- Drittens in der Innovationsdauer der digitalen Transformation als Megatrend.
- Viertens im Akzeptanzmanagement, denn die Beschäftigten erwarten mehr Beteiligung und Innovation durch das Management.
- Fünftens in der Gleichzeitigkeit. Der Innovationsdruck lässt eine lineare Abwicklung nicht zu und erzwingt den gleichzeitigen Wandel der Arbeit in allen Transformationswerkstätten.
Transformationsdreieck: Triangulieren Sie Ihre Digitalisierung
Diese Ausgangslage verlangt damit mehr denn je ein systematisches Vorgehen. Die ganzheitliche Betrachtung der digitalen Transformation mit einer Neudefinition der Arbeit und den Möglichkeiten der Digitalisierung sind von zentraler Bedeutung. Sie gehört aber weder zum Kerngeschäft der Fachbehörde noch des zentralen IT-Diensteisters und bleibt verstärkt ein bisher nicht berücksichtigtes Kompetenzfeld.
Die Digitalisierung unterliegt drei wesentlichen Einflussgrößen: der Fachkompetenz der Fachbehörde, der IT-Kompetenz des IT-Dienstleisters und der Befähigung für eine zielgerichtete digitale
Transformation. In diesem Wandel kann die Beratungskompetenz von Verwaltungsspezialisten, die den Arbeitsplatz der Zukunft denken, den Behörden ziel- und bedarfsgerecht die Möglichkeiten der
Digitalisierung aufzeigen, den maßvollen Transformationsentwurf und die nötige Sicherheit in Methodik im Wandel geben. Entsprechend den Navigationssystemen können eindeutige Position und Bewegung nur
von mindestens drei Betrachtungswinkeln trianguliert werden. Für den Erfolg der Digitalisierung ist eine bedeutungs- und wertgerechte Verankerung der Strategieberatung Digitalisierung in einem
Transformationsdreieck mit der Fachbehörde und zentralem IT-Dienstleister sinnvoll.
Trotz oder gerade wegen der bereits erreichten Verwaltungsmodernisierung mit IT im Fokus von Kostensenkung, Effektivität und Effizienz sind die Herausforderungen z. B. ständiger Veränderung, Arbeitsverdichtung oder hoher Fließgeschwindigkeit von Entscheidungen gestiegen. Die Möglichkeiten der IT zur Entwicklung flexibler und mobiler Arbeit und Entlastung der Beschäftigten wurden nicht ausgeschöpft.
2016 Mai Artikel Behördenspiegel digT Di[...]
PDF-Dokument [2.3 MB]
Druckversion 